Vakanzkosten: Was eine offene Stelle wirklich kostet

Die teuerste Stelle in deinem Unternehmen ist nicht die mit dem höchsten Gehalt. Es ist die, die seit Monaten leer steht. Sie taucht in keiner Bilanz auf, sie schickt keine Rechnung, und trotzdem zieht sie jeden einzelnen Tag Geld aus deinem Laden. Man nennt das Vakanzkosten, und die meisten Entscheider unterschätzen sie gewaltig.

Machen wir das mal konkret. Was kostet dich eine unbesetzte Stelle wirklich, wo entstehen die Kosten, und wie kriegst du sie in den Griff, bevor sie sechsstellig werden?

Was Vakanzkosten überhaupt sind

Vakanzkosten sind alles, was dich der Zustand „Stelle nicht besetzt" kostet. Und das ist deutlich mehr als nur das gesparte Gehalt.

Es ist die Wertschöpfung, die die fehlende Person erbracht hätte. Der Umsatz, der nicht gemacht wird. Das Projekt, das liegen bleibt. Die Überstunden im Rest des Teams. Der zusätzliche Recruiting-Aufwand. Und die Onboarding-Zeit, bis der Ersatz überhaupt produktiv ist.

Der Denkfehler vieler Unternehmen: Sie freuen sich still über das eingesparte Gehalt, solange die Stelle offen ist. Dabei ist das Gehalt der kleinste Posten. Eine Position soll ja mehr erwirtschaften, als sie kostet. Sonst würdest du sie nicht ausschreiben. Genau diese Differenz verlierst du, Tag für Tag.

Die unbequeme Wahrheit über die Vakanzzeit

Bevor wir rechnen, brauchst du eine Zahl: wie lange eine Stelle im Schnitt offen bleibt. Und die ist ernüchternd.

Die Bundesagentur für Arbeit misst dafür die sogenannte Vakanzzeit. Je nach Quelle und Zeitraum liegt sie in Deutschland zwischen rund 140 und 180 Tagen. Sagen wir grob: ein halbes Jahr. Für Fachkräfte mit Berufsausbildung sind es rund 140 Tage, und das ist nur der Durchschnitt.

In Engpassberufen wird es richtig heftig. In der Altenpflege bleiben Stellen im Schnitt fast zehn Monate offen, im Baugewerbe und im SHK-Bereich locker acht Monate. Die Bundesagentur führt inzwischen weit über 180 Engpassberufe, und ein großer Teil aller Beschäftigten arbeitet in einem davon. Der DIHK-Fachkräftereport zeigt: Mehr als jedes dritte Unternehmen kann offene Stellen gar nicht mehr besetzen.

Heißt für dich: Die Annahme „die Stelle ist in vier Wochen wieder voll" ist in den meisten Fällen naiv. Rechne mit Monaten. Und jeder dieser Monate kostet.

So rechnest du deine Vakanzkosten aus

Jetzt wird es konkret. Es gibt eine anerkannte Methode dafür, die Sullivan-Formel. Sie ist simpel und du kannst sie in zwei Minuten auf deine Stellen anwenden.

Die Formel

Im Kern rechnest du so: Du nimmst die entgangene Wertschöpfung pro Tag und multiplizierst sie mit den Tagen, die die Stelle offen bleibt.

Die entgangene Wertschöpfung pro Tag setzt du mindestens in Höhe der Vollkosten der Position an, also Jahresgehalt plus Lohnnebenkosten. In vielen Funktionen liegt sie realistisch beim Anderthalb- bis Zweifachen, weil eine Stelle eben mehr erwirtschaften soll, als sie kostet. Bei umsatznahen Rollen wie Sales ist das Gehalt sogar ein viel zu niedriger Maßstab, da zählt der entgangene Umsatz.

Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir eine ganz normale Stelle mit 60.000 Euro Jahresgehalt.

Mit Lohnnebenkosten, Faktor rund 1,28, landest du bei knapp 77.000 Euro Vollkosten im Jahr. Auf 220 Arbeitstage gerechnet sind das etwa 350 Euro pro Tag, ganz konservativ. Rechnest du die Wertschöpfung realistisch mit Faktor 1,5 bis 2, sind es eher 500 bis 700 Euro pro Tag.

Jetzt die Vakanzzeit dazu. Bei den durchschnittlichen rund 150 Tagen ergibt das:

• Konservativ gerechnet: rund 52.000 Euro.
• Realistisch gerechnet: 75.000 bis über 100.000 Euro.

Für eine einzige Position. Branchenübliche Beispielrechnungen landen ziemlich genau in diesem Korridor, im Schnitt bei etwa 52.000 Euro pro Vakanz. Und jetzt multiplizier das mit der Zahl deiner offenen Stellen. Merkst du, wohin das läuft?

Die versteckten Kosten, die keiner auf dem Zettel hat

Die Rechnung oben ist noch die freundliche Version. Denn die richtig teuren Effekte stehen in keiner Formel.

Dein Team trägt die Lücke. Die Arbeit verschwindet ja nicht, nur weil eine Stelle leer ist. Sie verteilt sich auf die, die noch da sind. Das heißt Überstunden, Frust und irgendwann die nächste Kündigung, weil die Belastung zu hoch wird. So wird aus einer offenen Stelle schnell zwei.

Die Qualität leidet. Unter Druck besetzt man Stellen irgendwann mit dem, der halt gerade da ist, statt mit dem Richtigen. Eine Fehlbesetzung kostet dich am Ende ein Vielfaches der Vakanz, inklusive Einarbeitung, Abfindung und der ganzen Runde von vorn.

Deine Arbeitgebermarke bröckelt. Ein Team im Dauerstress spricht darüber. Intern und extern. Und Kunden merken es auch, wenn Projekte sich ziehen oder Ansprechpartner ständig wechseln.

Diese Zweitrunden-Effekte tauchen in keiner schnellen Kalkulation auf. Sie sind aber oft teurer als die reine entgangene Wertschöpfung.

Warum die Stelle überhaupt so lange offen bleibt

Wenn Vakanzkosten so hoch sind, warum lassen so viele Unternehmen ihre Stellen monatelang offen? Meistens nicht aus Bosheit, sondern aus einem von drei Gründen.

Erstens: interne Prozesse. Zu viele Feedbackschleifen, Entscheider, die zwei Wochen für eine Rückmeldung brauchen, ein Bewerbungsprozess mit fünf Runden. Jeder Tag Verzögerung ist bares Geld, und die guten Kandidaten sind längst weg.

Zweitens: die falsche Methode. Wer nur eine Anzeige schaltet und dann wartet, erreicht genau die, die aktiv suchen. Die besten Leute suchen aber nicht. Sie sind gut beschäftigt und müssen über Active Sourcing direkt angesprochen werden.

Drittens: fehlende Kapazität. Die Führungskräfte haben schlicht keine Zeit, nebenbei noch professionell zu recruiten. Also bleibt die Stelle liegen, und die Vakanzkosten ticken weiter.

Die gute Nachricht: Alle drei Gründe sind lösbar. Und zwar schneller, als die meisten denken.

Wie du Vakanzkosten schnell senkst

Vakanzkosten senkst du nicht, indem du das Problem aussitzt. Du senkst sie, indem du die Vakanzzeit verkürzt. Jeder eingesparte Tag ist direkt gespartes Geld.

Räum deinen Prozess auf. Streich jede überflüssige Schleife. Zwei saubere Gesprächsrunden mit schnellen Entscheidungen schlagen fünf zähe Runden über Wochen. Setz dir feste Deadlines für Rückmeldungen an Kandidaten, sonst verlierst du sie an die Konkurrenz.

Geh in die aktive Ansprache. Warte nicht, bis sich jemand bewirbt. Sprich die passenden Leute direkt an, dort wo sie sind. Das ist der Unterschied zwischen „wir hoffen mal" und „wir besetzen gezielt".

Und wenn dir Zeit oder Methode fehlen: Hol dir die Kapazität rein, statt die Stelle liegen zu lassen. Ein spezialisierter Recruiter besetzt eine Position oft in Wochen statt Monaten. Bei Vakanzkosten von mehreren hundert Euro pro Tag rechnet sich das fast immer. Wie diese Rechnung genau aussieht und wann sich das Auslagern lohnt, haben wir hier durchgerechnet: Recruiting auslagern: Lohnt sich das wirklich?.

Fazit

Eine unbesetzte Stelle ist kein neutraler Zustand, in dem du Gehalt sparst. Sie ist ein stiller Kostenfresser, der dich pro Position schnell 50.000 bis über 100.000 Euro im Jahr kostet, Team-Belastung und Imageschaden noch nicht mal eingerechnet.

Die Frage ist also nicht, ob du dir professionelles Recruiting leisten kannst. Die Frage ist, ob du dir die Vakanz leisten kannst. Und die Antwort steht in deiner eigenen Rechnung.