Personalvermittlung Kosten: Was Headhunter nehmen

Du hast eine Stelle, die seit Monaten offen ist. Irgendwann rufst du einen Personalvermittler an. Der ist sympathisch, kennt die Branche, klingt kompetent. Und dann kommt der Satz: „Wir arbeiten mit 30 Prozent vom Jahreszielgehalt."

Kurz durchgerechnet: Bei einer Stelle mit 70.000 Euro sind das 21.000 Euro. Für eine Besetzung. Für einen Menschen, der nach sechs Monaten wieder weg sein kann.

Ich arbeite seit über 15 Jahren in diesem Markt und kenne beide Seiten des Tisches. Deshalb hier der Klartext: Was Personalvermittlung wirklich kostet, wie die Preise zustande kommen, welche Klauseln dir keiner ungefragt erklärt und ab wann sich ein anderes Modell rechnet.

Die harten Zahlen: Was üblich ist

Fangen wir mit dem an, was du eigentlich wissen willst. Was ist normal, und ab wann wirst du über den Tisch gezogen?

Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater erhebt dazu regelmäßig Daten. Der Branchenschnitt im DACH-Markt liegt bei rund 27,8 Prozent des Bruttojahresgehalts. Etwa 69 Prozent aller Personalvermittler und Headhunter bewegen sich in der Spanne zwischen 20 und 30 Prozent. Die Gesamtbandbreite geht von etwa 15 Prozent bei Einsteigerpositionen bis 35 Prozent im Executive Search.

Übersetzt in Euro sieht das so aus. Bei einer Fachkraft mit 60.000 Euro Jahresgehalt landest du zum Branchenschnitt bei rund 16.700 Euro. Bei 80.000 Euro sind es etwa 22.200 Euro. Und bei einer C-Level-Rolle mit 200.000 Euro und 30 Prozent Honorar stehen 60.000 Euro auf der Rechnung.

Grob nach Ebenen sortiert liegen die üblichen Honorare bei Einsteigern zwischen 5.000 und 9.000 Euro, bei Fachkräften zwischen 8.000 und 15.000 Euro, im mittleren Management zwischen 12.000 und 22.500 Euro und im Senior Management zwischen 22.500 und 36.000 Euro. Nach oben ist die Skala offen.

Wichtig zu wissen: Berechnungsgrundlage ist meist das Jahreszielgehalt, also Fixgehalt plus variable Bestandteile wie Bonus oder Provision. Bei Vertriebspositionen macht das einen erheblichen Unterschied. Frag also immer nach, worauf sich der Prozentsatz genau bezieht, bevor du unterschreibst.

Was deine Provision in die Höhe treibt

Warum zahlt der eine 20 und der andere 33 Prozent? Es gibt ein paar Faktoren, die den Preis machen.

Die Schwierigkeit der Position ist der größte Hebel. Je enger der Markt und je spezialisierter das Profil, desto teurer. Eine IT-Stelle kostet dich prozentual mehr als eine in der Verwaltung, weil der Suchaufwand schlicht höher ist.

Der Grad der Spezialisierung spielt mit hinein. Eine Boutique-Beratung, die nur Pharma-Führungskräfte macht, ruft andere Sätze auf als ein Generalist.

Und dann die Vorgehensweise. Wer echte Direktansprache betreibt, also passive Kandidaten aktiv abwirbt, hat mehr Aufwand als jemand, der eine Anzeige schaltet und in der eigenen Datenbank sucht. Genau deshalb liegen klassische Headhunter meist bei 30 bis 35 Prozent, während breiter aufgestellte Vermittler eher zwischen 20 und 30 Prozent aufrufen.

Ein Punkt, den viele übersehen: Ein niedriger Prozentsatz ist nicht automatisch günstiger. Wenn der billige Anbieter drei Monate länger braucht oder die Besetzung nicht hält, hast du am Ende mehr bezahlt. Dazu gleich mehr.

Die Honorarmodelle im Vergleich

Es gibt nicht das eine Modell, sondern im Wesentlichen vier. Du solltest wissen, worauf du dich einlässt.

Erfolgsbasiert, auch Contingency Search

Das gängigste Modell. Du zahlst nur, wenn jemand unterschreibt. Klingt risikofrei und ist es auch, was das reine Honorar angeht. Der Haken: Der Vermittler trägt das volle Risiko und arbeitet entsprechend. Bei schwierigen Positionen springt er schneller ab oder priorisiert leichtere Mandate. Und häufig bearbeiten mehrere Vermittler dieselbe Stelle, was zu Tempo, aber nicht unbedingt zu Qualität führt.

Retainer, auch Mandatssuche

Üblich im Executive Search. Das Honorar wird in Raten gezahlt, klassisch in Dritteln: bei Mandatsstart, bei Vorlage der Shortlist und bei Vertragsabschluss. Vorteil: Der Berater arbeitet exklusiv und mit voller Suchtiefe. Nachteil: Du zahlst auch, wenn am Ende niemand kommt.

Fixhonorar pro Position

Ein fester Betrag, unabhängig vom Gehalt. Planbar, aber unflexibel. Sinnvoll bei klar umrissenen Projekten.

Monatspauschale, auch Recruiting as a Service

Du zahlst eine feste monatliche Gebühr und bekommst dafür Recruiting-Leistung, unabhängig von der Zahl der Abschlüsse. Dazu unten mehr, weil sich hier die Anreize grundlegend anders verhalten.

Die Klauseln, über die keiner spricht

Jetzt der Teil, der im Verkaufsgespräch selten von allein zur Sprache kommt. Schau dir diese Punkte im Vertrag genau an.

Das Mindesthonorar. Viele Vermittler haben einen Sockelbetrag, unabhängig vom Prozentsatz. Bei Top-Beratungen und spezialisierten Boutique-Personalberatungen sind 40.000 Euro und mehr keine Seltenheit. Aber auch im Mittelstand ist ein Mindesthonorar von 20.000 Euro völlig üblich. Wenn du eine Stelle mit 55.000 Euro besetzen lässt und ein solches Mindesthonorar greift, zahlst du effektiv über 36 Prozent, auch wenn im Angebot 28 stand.

Die Nachbesetzungsgarantie. Was passiert, wenn der Kandidat in der Probezeit geht? Übliche Garantien liegen zwischen drei und sechs Monaten. Aber achte auf das Kleingedruckte: Bekommst du Geld zurück oder nur eine kostenlose Nachbesetzung? Und was gilt, wenn du selbst kündigst statt der Kandidat? Manche Klauseln greifen dann gar nicht.

Die Berechnungsbasis. Fixgehalt oder Jahreszielgehalt inklusive Bonus? Mit oder ohne Firmenwagen? Bei einer Vertriebsstelle mit 60.000 fix und 30.000 variabel entscheidet diese Frage über mehrere Tausend Euro.

Zusatzkosten. Reisekosten, Assessments, Anzeigenschaltung. Lass dir vertraglich eine Obergrenze geben, sonst kommt am Ende eine Position dazu, mit der du nicht gerechnet hast.

Die Abwerbesperre. Manche Verträge verbieten dem Vermittler, deine eigenen Mitarbeiter abzuwerben. Steht das nicht drin, arbeitet er morgen vielleicht für deinen Wettbewerber und weiß jetzt, wer bei dir gut ist.

Warum das Provisionsmodell gegen dich arbeitet

Das ist der Punkt, an dem es unbequem wird. Denn das Problem ist nicht die Höhe der Provision. Es ist die Logik dahinter.

Ein erfolgsbasierter Vermittler wird bezahlt, wenn jemand unterschreibt. Nicht, wenn jemand bleibt. Nicht, wenn jemand wirklich passt. Das Modell belohnt Schnelligkeit beim Abschluss, nicht Qualität bei der Auswahl. Und es bestraft Ehrlichkeit: Wer dir sagt „diesen Kandidaten würde ich nicht nehmen", verdient nichts.

Dazu kommt der Effekt, den kaum jemand einpreist. Nach der Vermittlung stehst du genau da, wo du vorher warst. Du hast eine besetzte Stelle und eine Rechnung. Was du nicht hast: einen Talent Pool, einen funktionierenden Recruiting-Prozess oder irgendeine Struktur, die die nächste Besetzung leichter macht. Die nächste Vakanz kommt bestimmt, und mit ihr die nächste Provision.

Und wenn die Besetzung nicht hält, zahlst du doppelt. Einmal die neue Provision, und einmal die Kosten der Fehlbesetzung selbst, die ein Vielfaches betragen können.

Die Alternative: Fixpreis statt Prozente

Es gibt ein Modell, das genau diese Anreizlogik umdreht: eine feste Monatspauschale, unabhängig von der Zahl der Abschlüsse.

Was das ändert, ist mehr als nur die Rechnung. Wer per Pauschale arbeitet, verdient nicht am schnellen Abschluss, sondern an der langfristigen Zusammenarbeit. Und die gibt es nur, wenn die Qualität stimmt. Zum ersten Mal liegen deine Interessen und die deines Recruiters auf einer Linie.

Praktisch heißt das: kein Provisionsroulette, keine Überraschungsrechnung, kalkulierbar wie jede andere Fixkostenposition. Du bekommst Active Sourcing, Prozessstruktur und Kandidatenpipeline, statt einzelne Lebensläufe gegen Rechnung. Und was am Ende bleibt, ist nicht nur die besetzte Stelle, sondern ein Prozess, der beim nächsten Mal schneller läuft.

Wie dieses Modell im Detail funktioniert und wann es zu dir passt, habe ich hier ausführlich aufgeschrieben: Recruiting auslagern: Lohnt sich das wirklich?

Ab wann sich was rechnet

Ehrlich bleiben heißt auch: Nicht für jeden ist das Provisionsmodell falsch. Nur entscheidet darüber nicht die Anzahl deiner Vakanzen, sondern ihre Art.

Wenn du eine einzelne Standardposition besetzt, für die es einen breiten Bewerbermarkt gibt, etwa in der kaufmännischen Sachbearbeitung, kann eine erfolgsbasierte Vermittlung völlig in Ordnung sein. Du zahlst einmal, hast keinen laufenden Aufwand, fertig.

Sobald es aber um eine priorisierte Spezialisten- oder Führungsposition geht, dreht sich die Rechnung. Und zwar schon ab einer einzigen Stelle. Solche Rollen besetzt du nicht über eine Anzeige und auch nicht über eine Datenbank, sondern über gezielte Direktansprache, echte Marktkenntnis und einen Prozess, der über Wochen konsequent läuft. Genau das leistet Recruiting as a Service oder Interim Recruiting, und zwar zum kalkulierbaren Fixpreis statt gegen fünfstellige Provision.

Rechne es durch: Eine Führungsposition mit 90.000 Euro Jahresgehalt kostet dich zum Branchenschnitt rund 25.000 Euro Provision. Eine Monatspauschale über den Besetzungszeitraum liegt in aller Regel deutlich darunter. Bei gleicher oder besserer Qualität, weil niemand am schnellen Abschluss verdient. Es braucht also keine fünf Vakanzen, damit sich das Modell trägt. Eine wichtige reicht.

Und wenn du mehrere Stellen im Jahr besetzt, wird es endgültig eindeutig. Fünf Besetzungen zu 70.000 Euro Durchschnittsgehalt kosten dich zum Branchenschnitt rund 97.000 Euro Honorar im Jahr. Das ist das Jahresgehalt einer eigenen Recruiting-Stelle.

Und dann ist da noch der Posten, den fast niemand in die Kalkulation nimmt: Was dich die offene Stelle in der Zwischenzeit kostet. Bei durchschnittlich rund 150 Tagen Vakanzzeit sind das oft mehr als das Honorar selbst. Die vollständige Rechnung dazu findest du hier: Vakanzkosten: Was eine offene Stelle wirklich kostet

Erst wenn du beide Posten zusammen betrachtest, Honorar und Vakanzkosten, siehst du die echte Zahl.

Fazit

Personalvermittlung kostet in Deutschland üblicherweise zwischen 20 und 30 Prozent des Jahresgehalts, im Schnitt knapp 28 Prozent. Das ist erst einmal kein Wucher, sondern Marktpreis für eine aufwendige Dienstleistung.

Die eigentliche Frage ist nicht, ob 28 Prozent zu viel sind. Sie lautet: Kaufst du eine einzelne Besetzung oder eine Lösung für dein Recruiting? Bei einer austauschbaren Standardstelle fährst du mit Provision gut. Bei einer priorisierten Spezialisten- oder Führungsposition rechnet sich ein Fixpreis-Modell dagegen oft schon ab der ersten Vakanz, und du behältst am Ende einen Prozess statt nur einer Rechnung.

Rechne es einmal ehrlich durch, mit Honorar, Mindestklauseln und Vakanzkosten zusammen. Die Zahl, die dabei rauskommt, ist meistens eine Überraschung.